Usterkę okna podczas odbioru trzeba opisać tak, aby można ją było później jednoznacznie odnaleźć i sprawdzić po naprawie. Sam zapis „okno nieszczelne” jest zbyt ogólny. Podaj pomieszczenie, oznaczenie skrzydła, dokładne miejsce, rodzaj objawu i warunki jego wystąpienia. Oddziel uszkodzenia powierzchni, problemy z okuciami, nierówne szczeliny, brak elementów, przeciek oraz podejrzenie błędu montażu.
Wykonaj zdjęcie całego okna i zbliżenie z podziałką, zaznacz punkt na rzucie oraz nadaj usterce numer. Sprawdź otwieranie, uchylanie, klamkę, uszczelki, szyby, odpływy i obróbki bez samodzielnej regulacji. W protokole wpisz oczekiwany sposób usunięcia, termin i zasadę ponownego sprawdzenia. Jeżeli wada zależy od deszczu, wiatru lub temperatury, zapisz te warunki i nie zastępuj ich ogólnym stwierdzeniem.
Nie podpisuj informacji, że usterkę usunięto, zanim nie zostanie ponownie sprawdzona. Nie szpachluj rys i nie reguluj okuć przed oględzinami wykonawcy, bo utrudnisz ustalenie odpowiedzialności. Przy podejrzeniu odkształcenia ramy lub błędu złącza potrzebny może być pomiar geometrii, szczelności albo kontrolowana odkrywka. Komplet zdjęć i podpisany protokół są ważniejsze niż ustne zapewnienie o późniejszej naprawie.